Een proforma factuur is bedoeld om een bestelling vooraf te kunnen laten goedkeuren en betalen. We bieden deze betaalmethode vooral aan voor organisaties, scholen en bedrijven die eerst intern toestemming nodig hebben voordat een bestelling betaald mag worden.
Een proforma factuur ziet er vrijwel hetzelfde uit als een gewone factuur. Je vindt hierop alle gegevens van de bestelling, het totaalbedrag en onze betaalgegevens.
Het belangrijkste verschil is dat er nog geen definitief factuurnummer op staat. Dat nummer wordt pas aangemaakt wanneer de bestelling definitief wordt verwerkt.
Je kunt de proforma factuur bijvoorbeeld gebruiken om:
de bestelling intern te laten goedkeuren;
een inkoopprocedure te doorlopen;
de betaling door de financiële administratie te laten uitvoeren.
Betalen via een proforma factuur is altijd een vorm van vooruitbetaling.
Na goedkeuring van de bestelling moet het bedrag eerst aan ons worden overgemaakt. Zodra we de betaling hebben ontvangen, verwerken en verzenden we de bestelling.
De bestelling wordt dus niet eerst geleverd om daarna de factuur te betalen. Een proforma factuur is geen betaling op rekening.
Sommige organisaties mogen volgens hun interne procedures niet vooraf betalen.
Betalen op rekening bieden we alleen aan organisaties binnen Nederland aan. Voor organisaties buiten Nederland is betalen via een proforma factuur daarom, naast direct betalen via de webshop, in veel gevallen de enige beschikbare mogelijkheid.
Kan jouw organisatie niet vooraf betalen en komt deze niet in aanmerking voor betalen op rekening? Dan kunnen we de bestelling helaas niet via een proforma factuur verwerken.
Nadat we de betaling hebben ontvangen en de bestelling hebben verwerkt, ontvang je de definitieve factuur met het officiële factuurnummer voor je administratie.